“Söylesem kırılacak. Söylemesem aynı şey yine olacak.”
Bir iş arkadaşınızın geciken teslimi, toplantıda sürekli sözünüzün kesilmesi veya evde paylaşılmayan bir sorumluluk… Konuşmanız gerektiğini biliyorsunuz. Yine de uygun anı bekliyorsunuz.
Bazen o an hiç gelmiyor. Konu birikiyor. Sonunda küçük bir olayın ardından, uzun süredir içinizde tuttuğunuz her şeyi aynı anda söylüyorsunuz.
Oysa konuşmaya başlamadan önce neyi, hangi sırayla söyleyeceğinizi bilmek işinizi kolaylaştırabilir.
, verirken kullanabileceğiniz dört adımlı bir çerçevedir. Konuyu somutlaştırmanıza, etkisini açıklamanıza ve birlikte bir sonraki adımı belirlemenize yardımcı olur.
Karşı tarafın nasıl tepki vereceğini garanti edemez. Ancak sizin daha açık, hazırlıklı ve adil konuşmanızı destekler.
COIN’in dört adımı
COIN, dört İngilizce kelimenin baş harflerinden oluşur:
C — Context: Bağlam. Hangi olaydan söz ediyoruz?
O — Observation: Gözlem. Somut olarak ne oldu?
I — Impact: Etki. Bunun sonucu ne oldu?
N — Next steps: Sonraki adımlar. Buradan sonra nasıl ilerleyeceğiz?
Bir örnek üzerinden bakalım.
Birlikte çalıştığınız kişinin, saat 15.00 için anlaştığınız raporu 17.30’da gönderdiğini düşünün. Siz de bu raporu 16.00’daki toplantıda kullanmayı planlıyordunuz.
Aklınızdan geçen ilk cümle şu olabilir:
“Sen zaten hiçbir şeyi zamanında yetiştirmiyorsun.”
Bu cümle, hangi teslimin konuşulduğunu belirsizleştirir. Üstelik kişinin bütün çalışma biçimini yargılar.
Aynı konuyu COIN ile daha açık konuşabilirsiniz. Bunun için sakin ve baş başa konuşabileceğiniz bir zaman seçin.
1. Bağlam: Konuyu daraltın
“Dün 15.00 için anlaştığımız raporun teslimini konuşabilir miyiz?”
Hangi olaydan söz ettiğiniz belli. Geçmişteki bütün gecikmeleri aynı konuşmaya taşımıyorsunuz.
2. Gözlem: Gördüğünüzü söyleyin
“Dosya bana 17.30’da ulaştı.”
Bu, kontrol edilebilir bir bilgidir.
“İşini önemsemiyorsun” ise kişinin niyeti hakkında bir yorumdur. Raporun geç geldiğini biliyor olabilirsiniz; neden geç geldiğini henüz bilmiyorsunuz.
3. Etki: Neden önemli olduğunu açıklayın
“16.00’daki toplantıda bu verileri kullanamadık. Karar görüşmesini bugüne erteledik.”
Böylece gecikmenin iş üzerindeki sonucu görünür olur.
Burada bildiğiniz etkiyi anlatın. Gerçekleşmiş bir sonuçla, gerçekleşmesinden endişe ettiğiniz ihtimali birbirine karıştırmayın.
4. Sonraki adımlar: Önce dinleyin, sonra anlaşın
Çözüme geçmeden önce sorun:
“Senin tarafında ne oldu? Raporu yetiştirmeyi ne zorlaştırdı?”
Belki şöyle bir yanıt alacaksınız:
“Satış verisi geç geldi. Eksik rapor göndermek istemedim.”
Bu bilgi, çözümü değiştirir. Konuşmanız gereken konuya artık eksik verinin nasıl takip edileceği ve gecikme riskinin ne zaman paylaşılacağı da eklenmiştir.
Duyduğunuzu kısaca doğrulayabilirsiniz:
“Veriyi beklerken raporu göndermedin; ben de gecikmeyi teslim saatinde öğrendim. Doğru mu anladım?”
Bu, pratik bir örneğidir: kendi cevabınızı hazırlamadan önce karşı tarafın anlattığını anlamaya çalışmak.
Ardından somut bir öneri getirin:
“Bir sonraki raporda 13.00’te eksik veri var mı diye kontrol edelim. Sen eksikleri bana bildir, ben ilgili ekiple takip edeyim. Teslimin gecikeceğini fark edersek beklemeden haberleşelim. Böyle ilerlemek senin için uygulanabilir mi?”
Artık kimin ne yapacağı belli. İlk teslimden sonra bu düzenin işe yarayıp yaramadığına da birlikte bakabilirsiniz.
Konuşmanın işe yaramasını sağlayan küçük ayrıntılar
Tek konu seçin. Bir gecikmeyi konuşurken aylar önceki başka anlaşmazlıkları eklemeyin.
“Hep” ve “hiç” kelimelerini kontrol edin. Yerine konuştuğunuz olayı ve gözlediğiniz davranışı yazın.
Yeni bilgiye açık olun. Eksik veya yanlış bildiğiniz bir şey varsa anlatımınızı düzeltin. Sizin katkınız olan bir aksaklığı da kabul edin.
“Daha dikkatli ol” ile bitirmeyin. Hangi davranışın değişeceği, kimin ne yapacağı ve ne zaman tekrar bakacağınız anlaşılsın.
Kelimeleri değiştirmek kadar, onları nasıl söylediğiniz de önemlidir. Aynı cümle aceleyle, alaycı bir sesle veya gerçekten anlamaya çalışarak söylendiğinde farklı duyulur.
İyi yapılanı anlatırken de kullanın
COIN, başarılı bir davranışın neden değerli olduğunu göstermeye de yarar:
“Bugünkü müşteri görüşmesinde, müşterinin ihtiyacını kendi cümlelerinle özetleyip teyit ettin. Böylece teslim tarihini yanlış anladığımızı fark ettik ve düzelttik. Bu teyidi sonraki görüşmelerde de kullanalım.”
Bu geri bildirim, kişinin hangi davranışı sürdürmesini istediğinizi açıklar.
Bir sonraki konuşmanız için kısa bir şablon
Ertelediğiniz bir konuşmayı düşünün ve boşlukları doldurun:
“…… sırasında …… olduğunu gözlemledim. Bunun sonucu …… oldu. Sen bu durumu nasıl gördün?”
Yanıtı dinledikten sonra devam edin:
“Bundan sonrası için …… yapmayı öneriyorum. Senin önerin ne? Kimin neyi, ne zaman yapacağını netleştirelim mi?”
Bu cümleleri kendi konuşma dilinize uyarlayın. COIN’i düşüncelerinizi toparlamak için kullanın; konuşurken doğal kalın.
İlk adımınız küçük olabilir: Bugün ertelediğiniz tek bir konuşmayı seçin. Ne olduğunu, etkisini ve istediğiniz değişikliği yazın. Sonra karşı tarafın anlatacaklarına da yer açın.
Bu kişisel not, yorum veya bize gönderilen mesaj değildir. Yalnız bu site için bu cihaz ve tarayıcıda saklanır; sunucuya, analiz sistemine veya yapay zekâ servisine gönderilmez. Tarayıcı verilerini silersen kaybolabilir; başka cihazlarla eşitlenmez.